Die digitale Amtssignatur ist die rechtsgültige elektronische Unterschrift (Signatur) einer Behörde auf Bescheiden und anderen Dokumenten. Dadurch ist erkennbar, dass es sich um ein amtliches Schriftstück der bezeichneten Dienststelle handelt.
Die Amtssignatur wird visuell durch die Bildmarke der Behörde (vergleichbar mit einem „Rundstempel“) sowie den Hinweis, dass das Dokument amtssigniert wurde, dargestellt. Die Behörde muss Prüfmechanismen für die elektronische Signatur und eine Verifikationsmöglichkeit für den Ausdruck zur Verfügung stellen.
Wie sieht eine Amtssignatur aus?
Der Gesetzgeber normiert in § 19 E-Government-Gesetz drei verpflichtende Merkmale für die Amtssignatur:
-
Bildmarke (gemäß § 19 Abs. 1 E-GovG)
-
Hinweis im Dokument „Dieses Dokument wurde amtssigniert“ (gemäß § 19 Abs. 3 E-GovG)
-
Prüfinformation der elektronischen Signatur (gemäß § 20 E-GovG)
Für das Aussehen der Amtssignatur gibt es keine verbindliche Regelungen. Um eine hohe Akzeptanz zu erreichen und zur besseren Erkennbarkeit wird in der Visualisierung ein möglichst einheitliches Erscheinungsbild der Amtssignatur empfohlen.
Die Gemeinde fasst deshalb die Merkmale der Amtssignatur in einem Signaturblock zusammen.
Prüfung der Amtssignatur
Verifikation des Ausdruckes eines amtssignierten Dokuments
Das ausgedruckte Dokument kann bei der ausstellenden Behörde über die im Briefkopf angegebenen Kontaktdaten verifiziert werden. Dabei trifft der Absender des Dokuments nach Vorlage des vollständigen Ausdruckes eine Feststellung darüber, ob es sich tatsächlich um seine Erledigung handelt.
Die Vorlage des Ausdruckes an die Behörde kann auf folgende Art erfolgen:
-
persönlich
-
per Fax
-
per E-Mail (Scan des Dokumentes)
-
postalisch (Original oder Kopie)
